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Constituir Comunidad de Propietarios

La Comunidad de Propietarios gestiona el mantenimiento y mejora de las partes comunes de una finca y actúa en defensa de los intereses de todos sus propietarios. La Ley de Propiedad Horizontal (LPH) proporciona las reglas y facultades de gestión para su correcto funcionamiento.

1. COMUNIDAD DE PROPIETARIOS

Está compuesta por los propietarios de viviendas, locales o cualquier otra unidad de ocupación independiente que componen una finca. Su gestión y funcionamiento se rige por la LPH.

La Comunidad nace en el momento en que el promotor construye la finca o urbanización y la divide en fincas registrales quedando sujeta a la LPH. Que no se constituya formalmente no quiere decir que la Comunidad no exista y se rija por la LPH.

En la práctica la constitución formal de la Comunidad de Propietarios es indispensable para aprobar presupuestos y cuotas periódicas, abrir cuenta corriente, contratar obras y servicios, gestión de ingresos y gastos, obligaciones con Hacienda, tener representante de la Comunidad o resolver las cuestiones del día a día. Para aqyudar a la gestión de todos estos asuntos es mejor contratar los servicios de un Administrador de Fincas.

2. CREAR LA COMUNIDAD DE PROPIETARIOS

La formalización de una Comunidad de Propietarios, o lo que es lo mismo dotarla de órganos de gestión y administración, requiere hacer diversos trámites:

2.1. Primera Junta de Propietarios

Básicamente hay que realizar lo siguiente:

  • Convocar a todos los propietarios de la finca o urbanización a una reunión para constituir la Comunidad de Propietarios (necesario 25% de las cuotas de propiedad para poder convocarla).
  • Constituir la Comunidad de Propietarios (mayoría de los propietarios presentes).
  • Realizar el nombramiento de los cargos: Presidente de la Comunidad (mediante elección o mediante turno rotatorio o sorteo) y los demás cargos (Artículo 13 de la Ley de Propiedad Horizontal).
  • Ruegos y Preguntas.

Adicionalmente, en esta primera Junta es conveniente adoptar los siguientes acuerdos:

  • Aprobación de un presupuesto inicial (anual) y el establecimiento de cuotas para atender los gastos.
  • Creación de un fondo de reserva y dotación de su importe (no podrá ser inferior al 2,5% del presupuesto ordinario del primer ejercicio y al 5% en los siguientes).
  • Aprobar la apertura de una cuenta corriente donde se harán los pagos e ingresos de la Junta de Propietarios.
  • Aprobar la solicitud del Número de Identificación Fiscal (NIF) y legitimación del Libro de Actas.
  • Aprobar indicaciones relacionadas con el personal laboral de la Comunidad de Propietarios, si es el caso.
  • Aprobar la contratación de un seguro de responsabilidad civil y, en su caso, seguro de incendios (es recomendable).

Durante o tras la celebración de la Junta de Propietarios el Secretario de la Comunidad levantará acta de los acuerdos que será firmada por éste y por el Presidente, la cual deberá ser remitida a todos los propietarios. Este Acta será la primera del Libro de Actas.

En esta primera reunión es conveniente entregar una copia de la Escritura de División Horizontal y de los Estatutos. Si no existen Estatutos se pueden redactar y aprobar. Es conveniente tener Estatutos propios con las peculiaridades de la Comunidad, teniendo en cuenta que:

  • Complementan las disposiciones de la LPH.
  • Son de establecimiento voluntario.
  • Normalmente son establecidos por el promotor pero si no lo ha hecho una vez iniciada la venta de pisos o locales lo hacen los propietarios mediante acuerdo unánime.
  • Obligan a todos los integrantes de la comunidad y, siempre que hayan sido inscritos en el Registro de la Propiedad, también a terceros ajenos a ella.
  • Se aprueban y modifican por unanimidad.

Los Estatutos no pueden contener cláusulas que:

  • Limiten el derecho que cada propietario tiene a usar su piso o local.
  • Prohíban arrendar el piso o local. Regulen la división de un elemento común, puesto que lo prohíbe la LPH.
  • Establezcan la irrevocabilidad de los cargos de Presidente, Secretario o Administrador.
  • Regulen la celebración de las Juntas de modo distinto al establecido en la Ley.

2.2. Libro de Actas

  • Comprar un Libro de Actas y depositar, totalmente en blanco, en el Registro de la Propiedad.
  • El trámite lo debe realizar el Presidente de la Comunidad o bien el Administrador, autorizado por el Presidente.
  • En el libro de Actas, una vez legalizado, se transcribirá el Acta de Constitución de la Comunidad de Propietarios.

2.3. Obtención del NIF

  • Se obtiene en la Delegación de Hacienda correspondiente.
  • Cumplimentar el formulario modelo 037 de la Agencia Tributaria, firmado por el Presidente de la Comunidad.
  • Fotocopia del Acta de Constitución (donde figura el nombramiento del Presidente).
  • Fotocopia del DNI del Presidente de la Comunidad.
  • Escritura de División Horizontal del inmueble.
  • Fotocopia de la hoja del Libro de Actas donde esté el sello de legalización del Registro de la Propiedad.

2.4. Abrir una cuenta corriente

  • Es necesario aportar el NIF.

2.5. Administración de la Comunidad

  • Una vez constituida la Comunidad de Propietarios se puede contratar el servicio de un Administrador de Fincas externo.
  • Es importante contratar y suscribirse a un seguro para cubrir los daños de la finca y las instalaciones generales, así como de responsabilidad civil.

3. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA COMUNIDAD

Veamos la forma en la que se organizan las Comunidades de Propietarios (órganos de gobierno y facultades), forma de convocar las Juntas de Propietarios, así como el sistema de toma de decisiones con sus correspondientes mayorías y su traslado al Libro de Actas.

3.1. Órganos de gobierno

  • La Junta de Propietarios.
  • El Presidente y los Vicepresidentes.
  • El Secretario.
  • El Administrador.

Además de los anteriores, puede haber otros órganos si así lo establecen los Estatutos de la Comunidad o lo decide la Junta de Propietarios por acuerdo mayoritario.

El Presidente debe ser propietario y será nombrado por elección, o bien por turno rotatorio o por sorteo. El nombrado podrá excusarse del cargo invocando ante el Juez de Primera Instancia las razones que le asistan para ello. El Presidente es el representante legal de la Comunidad en juicio y fuera de él.

El cargo de Vicepresidente es opcional y en caso de que la Junta de Propietarios decida su existencia se nombrará de la misma forma que el Presidente.

Los cargos de Secretario y Administrador serán ejercidos por el Presidente, salvo disposición en contra de los Estatutos o Acuerdo de la Junta de Propietarios. Pueden ser la misma persona o dos diferentes, no siendo necesario que sean propietarios. Puede ser nombrado para tales cargos un profesional en la materia (Administrador de Fincas colegiado).

Todos los cargos serán nombrados por el plazo de un año, a menos que los Estatutos establezcan otro plazo diferente.

Corresponde a la Junta de Propietarios:

  • Nombrar a los cargos de la comunidad.
  • Aprobar las cuentas y el plan de ingresos y gastos previsibles.
  • Aprobar los presupuestos y la ejecución de obras ordinarias o extraordinarias.
  • Aprobar y reformar los Estatutos y las Normas de Régimen Interior.
  • Decidir sobre cualquier otro asunto de interés para la comunidad.

Corresponden al Administrador las siguientes facultades:

  • Velar por el buen funcionamiento de la urbanización y de sus instalaciones.
  • Preparar el plan de gastos para someterlo a la Junta.
  • Atender a la conservación de la Urbanización, acometiendo las reparaciones que sean urgentes.
  • Ejecutar los acuerdos en materia de obras, realizando los cobros y pagos procedentes.
  • Actuar como Secretario de la Junta, si no hay uno especialmente designado para ello.

3.2. Celebración de Juntas y adopción de acuerdos

3.2.1. Junta Ordinaria
  • La Junta de Propietarios debe reunirse al menos una vez al año, a fin de aprobar los presupuestos y las cuentas, esta Junta recibe el nombre de Junta Ordinaria.
3.2.2. Junta Extraordinaria
  • Siempre que lo considere conveniente el Presidente.
  • Cuando lo solicite una cuarta parte de los propietarios y representen la cuarta parte de las cuotas.
3.2.3. Convocatoria
  • Deberá hacerla el Presidente o, en su defecto, los promotores de la reunión, y deberá expresar lo siguiente:
    • Asuntos que se vayan a tratar.
    • Lugar, día y hora de celebración en primera y en segunda convocatoria (ambas convocatorias pueden fijarse el mismo día, pero con una diferencia mínima de media hora entre ambas).
  • También podrá celebrarse válidamente la Junta sin necesidad de previa convocatoria cuando estando presentes todos los propietarios deciden celebrarla.
3.2.4. Quórum
  • En primera convocatoria: Presencia de la mayoría de propietarios que representen la mayoría de las cuotas de participación.
  • En segunda convocatoria: Cualquier número de propietarios o de cuotas.
3.2.5. Citación a los propietarios
  • La citación para asistir a las Juntas de Propietarios se hará por quien haga las veces de Secretario en el domicilio en España señalado por el propietario. En defecto de tal señalamiento, se hará la citación en el mismo piso o local de que es propietario en la Comunidad.
  • Si no se puede hacer la citación en el lugar mencionado anteriormente, se hará colocando la citación en el tablón de anuncios de la Comunidad de Propietarios o en lugar visible de uso general habilitado al efecto. Esta comunicación surtirá efectos una vez transcurridos tres días naturales.
3.2.6. Asistencia de los propietarios
  • Los propietarios podrán asistir personalmente a la Junta o por medio de un representante legal o voluntario (mandatario o apoderado), teniendo en cuenta que en el caso de asistencia por medio de apoderado, no es necesario un poder notarial sino que bastará un escrito firmado por el propietario para acreditar tal representación.
  • Si el piso o local pertenece en proindiviso a varios propietarios, éstos deberán designar a uno de ellos para asistir a la Junta.
  • El nudo propietario puede ser representado por el usufructuario, salvo que se trate de adoptar acuerdos que requieran unanimidad o acuerdos de obras y mejoras extraordinarias, en cuyo caso la delegación a favor del usufructuario deberá ser expresa.
3.2.7. Mayorías
  • Unanimidad. Para los acuerdos que impliquen modificación del Título constitutivo de la Comunidad (Escritura División Horizontal) o de los Estatutos (art 5 LPH).
  • Tres quintas partes de los propietarios que representen tres quintas partes de las cuotas. Para establecer o suprimir servicios de portería, conserjería, vigilancia u otros servicios comunes de interés general; para arrendar elementos comunes que no tengan asignado un uso concreto dentro del edificio; y para establecer o suprimir equipos o sistemas que tengan por objeto mejorar la eficiencia energética o hídrica del edificio. Para arrendar elementos comunes será necesario además el consentimiento del propietario directamente afectado, si hubiere alguno.
  • Mayoría de los propietarios que representen la mayoría de las cuotas de participación. Para realizar obras o establecer servicios que tengan por objeto eliminar barreras arquitectónicas que dificulten el acceso o movilidad de los discapacitados, así como para el establecimiento de servicio de ascensor.
  • Una tercera parte de los propietarios que representen una tercera parte de las cuotas. Para instalar infraestructuras comunes de acceso a servicios de telecomunicación, sistemas de aprovechamiento de energía solar o de acceso a nuevos suministros energéticos colectivos.
  • Mayoría de los propietarios que representen la mayoría de las cuotas de participación. Para cualquier otro acuerdo en primera convocatoria, y simple mayoría de asistentes que representen más de la mitad de las cuotas presentes en segunda convocatoria.

Se entenderá que han votado a favor del acuerdo los propietarios no presentes en la Junta que, debidamente notificados, no manifiesten al Secretario su oposición al acuerdo adoptado en el plazo de 30 días naturales, salvo que se trate de acuerdos referentes a instalación de servicios cuyo coste no puede repercutirse a los propietarios que no hayan votado a favor o acuerdos referentes a servicios que sean de aprovechamiento privativo y no común.

3.2.8. Privación del derecho de voto

Los propietarios que al iniciarse la reunión de la Junta adeudasen a la comunidad cuotas vencidas, podrán participar en las deliberaciones de la Junta pero no tendrán derecho a votar, salvo que hubiesen impugnado judicialmente dichas cuotas pendientes o hubieran consignando su importe notarial o judicialmente.

3.3. El Libro de Actas

El Acta de cada reunión expresará:

  • Fecha y lugar de celebración.
  • Autor de la convocatoria y propietarios que la hubiesen promovido.
  • Carácter ordinario o extraordinario e indicación sobre si se celebró en primera o en segunda convocatoria.
  • Relación de los propietarios asistentes y de los representados, con expresión de sus cuotas de participación.
  • Orden del día.
  • Acuerdos adoptados, con expresión de los propietarios que han votado a favor y en contra y las cuotas que representen unos y otros.

El Acta deberá ser firmada por el Presidente y por el Secretario al final de la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes.

Los acuerdos de la Junta de Propietarios se recogerán en el Libro de Actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad, cuya custodia corresponde al Secretario de la Comunidad. 

4. PROBLEMAS COMUNES EN LAS JUNTAS DE PROPIETARIOS

No siempre es fácil conciliar los intereses de los propietarios (tener paciencia y empatía). Veamos algunas causas frecuentes de conflicto:

4.1. Morosidad

Es el problema más común en en las juntas de propietarios. La cuota es una obligación a la que deben hacer frente todos los propietarios. Hay que reclamar la deuda al propietario de forma cordial y armarse de paciencia. Si esto no funciona lo más apropiado es seguir las recomendaciones de la OCU (remitir un burofax al propietario que ha contraído la deuda y llegado el caso llevar al propietario a juicio).

4.2. Las reformas y los ruidos

Las comunidades de propietarios cuentan con normas de régimen interno. En este reglamento se recogen pautas de conducta para facilitar la convivencia entre vecinos. Asimismo, los municipios cuentan con Ordenanzas que amparan a los vecinos ante las molestias por reformas en viviendas y los ruidos molestos, como los derivados de fiestas o reuniones en las viviendas.

5. EVITAR CONFLICTOS

Para que la convivencia entre los vecinos se desarrolle con armonía: 

  • Adoptar una postura constructiva en las reuniones vecinales. Todas las opiniones son igual de válidas.
  • En lugar de buscar los puntos negativos de la convivencia entre vecinos, proponer ideas positivas que mejoren la calidad de vida de todos.
  • Cuando hay consenso en una junta de propietarios todo son ventajas.
  • Cuidar las relaciones personales con los vecinos. Vivir en comunidad implica convivir con otras personas.
  • Respetar el pago de las cuotas establecidas para hacer frente a los gastos de la comunidad.
  • Respetar a los profesionales que trabajan para facilitar el funcionamiento de la comunidad.
  • El dicho “en mi casa hago lo que quiero” no es aplicable cuando convivimos con vecinos.
  • Cuidar todas las zonas comunes. Están para el uso y disfrute de todos, pero nuestra libertad acaba donde empieza la de los demás.
  • Cada día surgen nuevos servicios que mejoran la calidad de vida en las comunidades de vecinos.
  • Es importante contar con un seguro en la comunidad que cubra daños a terceros.

Pedro Verde

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Administrador: Jesús García